Marzena Molęda, 1 sierpnia 2019

Planowanie eventu – zakupy

Planowanie eventu czas zacząć!

Pieniądze szczęścia nie dają. A zakupy na event? Przygotowaniom do każdej realizacji towarzyszą zakupy. Każdy eventowiec czytając to zdanie albo uśmiechnie się pod nosem, albo podrapie się w czoło, albo je zmarszczy. Zakupy bowiem mogą przywoływać najdziwniejsze wspomnienia i tym samym bardzo różne emocje – od skrajnego poirytowania, po ataki śmiechu doprowadzające do płaczu bądź płacz wynikający z niemocy.

 

Wszystko zależy od tego, co znajduje się na liście. Zakupienie 100 sztuk czarnych piór boa, 200 balonów i 150 tub strzelających confetti wywoła u eventowca jedną reakcję – „phi”. Takie rzeczy kupuje się przecież tak często, jak ser halloumi pojawiający się co jakiś czas w Lidlu. Natomiast pojawiają się schody, gdy na liście znajduje się 500 sztuk rur kanalizacyjnych o ściśle określonym fi i kolorze, kilkanaście kilogramów łuskanego grochu i 50 par Crocksów rozmiar 44.

 

Zabawa się zaczyna, kiedy nie ma już czasu na zakupy internetowe, tylko trzeba namierzać odpowiednie sklepy na mapie Wrocławia i kursować po mieście. Wtedy eventowe zakupy zaczynają przypominać grę miejską, w której zadaniem jest odnajdywanie hurtowni, sklepów, magazynów, o istnieniu których pojęcie miał tylko urząd skarbowy. Dzięki temu dotarłyśmy do hurtowni sanitarnej z przemiłą obsługą, do której zapewne wrócimy przy okazji remontu mieszkania. Pozdrawiamy pana Gutka.

 

Planowanie eventu – ciąg dalszy. Odwiedziłyśmy świetnie zaopatrzony sklep browarniczy, do którego, kto wie, może będziemy wpadać częściej na emeryturze, bo wkręcimy się w warzenie piwa. W popularnej sieci marketów budowlanych jesteśmy już właściwie zaprzyjaźnione z obsługą – wiemy, dlaczego pan Mirek się zwalnia (ma rację) i czemu ostatni event firmowy nie wyszedł. Nie tylko dlatego, że to nie Em Grupa go robiła. W sklepie zoologicznym, ku zdziwieniu właściciela, zrobiłyśmy jedno z większych zamówień z działu akwarystycznego, kupując 200 sztuk kulistych akwariów. W ani jednym nie pływała złota rybka. Żałował.

 

Wielokrotnie z pomocą przychodzą sieci popularnych hipermarketów – jestem więcej niż pewna, że do dziś pani kasjerka z jednego z takich sklepów zastanawia się, po co nam było 150 par klapek-japonek oraz 40 kilo grochu. Ona, onieśmielona, nie zapytała.

 

My, chcąc wnieść trochę tajemnicy w jej życie, nie powiedziałyśmy. Zakupy mogą więc być ciekawą przygodą, ale lepiej, aby były przygodą bez przykrych niespodzianek. Zatem kilka cennych rad.

 

◾ Po pierwsze

Robimy listę! Przemyślaną, szczegółową, czytelną, od razu podzieloną na miejsca, w których znajdziemy potrzebne fanty. Nie chcemy przecież na finiszu dowiedzieć się, że artykuł numer 45 mogliśmy kupić w sklepie, który odwiedziliśmy jako pierwszy, a już jesteśmy w zupełnie innej części miasta i powoli zapada zmrok.

◾ Po drugie

Google wcale nie takie mądre. Nie wszystkie hurtownie czy małe sklepiki o bardzo dziwnym asortymencie będą pozycjonować się w internecie. Nie zawsze będziemy też wiedzieć, po jakich hasłach daną rzecz znaleźć w wyszukiwarce. Warto więc popytać po znajomych, którzy przychodzą nam na myśl, gdy poszukujemy na przykład spławików (jak spławiki to Jacek, bo przecież wędkuje).

◾ Po trzecie

Zabierzmy się za zakupy jak najwcześniej – o ile jest to możliwe. To kolejna sytuacja udowadniająca, że dzięki internetowi życie staje się prostsze. Zamawiamy i jest. Tylko kiedy? Zwracajmy uwagę na czas dostawy. Jeśli mamy poczekać 30 dni, to oznacza, że potrzebne nam gadżety idą z baaardzo daleka. Mogą się spóźnić, zatonąć, zagubić – nie zamawiajmy więc na styk, czyli na dzień przed realizacją. Dajmy sobie czas na awaryjny plan B.

◾ Po czwarte

Jeśli mamy zamówić gadżety, które będziemy mieć pierwszy raz w rękach, zamówmy jedną sztukę, by zweryfikować jakość. Wie to każdy, kto naciął się na niemożebnie sypiące się boa czy wachlarze z piór.

◾ Po piąte

Weryfikujmy zapasy. Już w momencie tworzenia ofert i kosztorysów warto zadzwonić do sklepu, by spytać czy rzeczywiście posiadają zadeklarowane na stronie ilości. A jeśli nie mają, to jak szybko będą w stanie je domówić. I czy ich ściągnięcie graniczy z cudem czy z cudem nie ma nic wspólnego.

 

Zakupy są więc elementem organizacji tylko z pozoru prostym i oczywistym – warto poświęcić chwilę, by je dobrze zaplanować i odpowiednio się do nich przygotować, by nie dostać zadyszki jeszcze przed realizacją. Zacznij planowanie eventu i… zakupów 🙂

Marzena Molęda

Jestem ekspertem w dziedzinie organizacji eventów. Impreza masowa, kameralny bankiet czy impreza masowa - każda realizacja to wyzwanie. Eventy do moja pasja, dlatego z wielką przyjemnością planuję ich koncepcję, buduję scenariusze i dopracowuję budżety. Posiadam wieloletnie doświadczenie podparte współpracą zarówno z większymi, jak i mniejszymi firmami.